Guia de Trabalho Remoto para Cientistas brasileiros

(Agosto de 2020)

Trabalho remoto é uma tendência recente e para muitas pessoas na academia é uma novidade trazida pela pandemia - sem muito aviso prévio e tempo de preparação. Esse guia tem como objetivo descrever princípios em torno dos quais o trabalho remoto funciona, com foco nas dinâmicas de grupos de pesquisa, em particular pesquisa “no-budget” (na nossa definição), que não exige co-localização. Fazer tudo do mesmo jeito que você faria se estivesse no laboratório pode até funcionar, mas é ineficiente e não aproveita as vantagens do remoto. Trabalho remoto pode ser melhor do que só “a nossa reunião semanal agora é no Zoom”.

Saber trabalhar remotamente é uma habilidade transferível importante, dentro ou fora da academia. Existe uma tendência no mercado de trabalho na direção de trabalho remoto - sem dúvida impulsionada pela necessidade durante a pandemia. As vantagens mais claras são fugir do translado diário casa-trabalho, ter horários flexíveis e não ter que se mudar por causa de uma oportunidade de emprego (na Estônia, você pode ser nômade digital). Pra quem contrata, a vantagem é não ter que manter um espaço físico e poder contratar de qualquer lugar do mundo.

A academia parece estar no mesmo caminho: apesar de muitos pesquisadores terem sido apresentados ao trabalho remoto recentemente, a discussão na academia vem de antes. Além disso, mesmo quando o trabalho é fisicamente localizado (e.g. experimentos de bancada), ainda existem aspectos e momentos remotos do trabalho (e.g. escrever artigos, teses, planejar experimentos). E muitas das dicas desse guia são úteis para refletir sobre o nosso jeito de trabalhar, seja ele localizado ou remoto.

Funcionando assincronamente

Talvez o princípio central do trabalho remoto seja a assincronia. Num laboratório, você teria as pessoas trabalhando ao mesmo tempo. Remotamente, você tem que trabalhar como se todos as pessoas que trabalham com você estivessem dormindo (e reciprocamente, como se você fosse estar dormindo quando elas estiverem trabalhando). Pra isso funcionar, entram os outros princípios abaixo.

Responsabilidade vale mais que rigidez

Se não tem ninguém do seu lado olhando se você foi ao trabalho ou não, a responsabilidade sobre como e quando você trabalha é toda sua. Isso significa:

Horário de trabalho flexível: você pode trabalhar quando e como preferir sem que te julguem por essas escolhas. E claro, você não deve julgar as escolhas de horários das outras pessoas.
Horário de descanso flexível: também cabe a você dizer quando você precisa de um intervalo, descanso ou quando parar de trabalhar - e descanso é essencial pra produtividade.
O corolário disso é que o que importa são os resultados obtidos e não a quantidade de horas trabalhadas (e muito menos exatamente que horas foram trabalhadas).
Nesse esquema, você não pode esperar que as pessoas estejam disponíveis só porque estamos no “horário de expediente”. Se os horários são flexíveis, a ideia de um horário de expediente comum não faz mais sentido.
Comunicação com a equipe: se torna importante avisar dos seus horários de disponibilidade, pra que seu grupo de trabalho possa se planejar quando necessário. Isso é facilmente feito por mensagens ou por status apps como o Slack.
Comunicação com coabitantes: dependendo do seu ambiente de trabalho, pode também ser importante você ter um sinal para avisar as pessoas que moram com você quando você está trabalhando (e.g. um chapéu ou uma porta aberta/fechada).
Proatividade: se você não pode consultar colegas em tempo real antes de uma decisão, é importante que você tome as decisões - desde que elas sejam fáceis de reverter, não tem problema. Deixe pra discutir e deliberar longamente só sobre as decisões que tem um custo alto para serem desfeitas. Na Wikipédia, existe um princípio análogo, o “be bold”.
Proatividade 2: nem todo mundo vai se adaptar do mesmo modo ao trabalho remoto. Despertar a proatividade necessária pode levar algum tempo. Especialmente num momento de transição, aplicar todas essas nossas dicas de um modo muito radical pode ser contraprodutivo.
Preocupação com ergonomia: vale se preocupar com a sua postura e condição de trabalho também (passar horas ininterruptas em frente ao computador vai ter um custo lá na frente). O guia de bem-estar da Society for BioCuration tem boas dicas.

Documentação

Não tendo pessoas do seu lado pra você consultar sobre como proceder na situação Y ou qual a versão atual do arquivo X ou de onde veio o dado Z, é importante que tudo isso esteja documentado (assim as pessoas podem ler a documentação quando você estiver dormindo).

Se alguém tem uma dúvida, ela pode aparecer de novo e a pessoa que sabe a resposta vai estar dormindo. Em vez de explicar algo verbalmente ou por mensagem, documente.
Um princípio (mais extremo) é que se alguma coisa não está na documentação ou nos protocolos, essa coisa não existe.
Um outro princípio é documentar de modo que uma pessoa que desconheça os procedimentos consiga, só a partir da documentação, se integrar ao trabalho da equipe sem grandes problemas ou refazer os seus passos pra chegar no mesmo resultado. Esse princípio não é hipotético: caso alguma pessoa nova entre na equipe ou alguém comece a lidar com uma tarefa nova, uma boa documentação vai poupar a necessidade de alguém ter que explicar tudo novamente, do zero.
Uma boa opção para documentação aberta que inclua dados de pesquisa o Open Science Framework (OSF). Se você está quiser criar uma conta na OSF, clique aqui.
Independente de onde a documentação for feita, é importante que esteja sempre atualizada, e no mínimo sirva de índice. Crie uma lista de links para os recursos do projeto: outras páginas, documentos compartilhados, pads, código, etc. A ideia é que a partir dessa página central seja possível achar tudo que for necessário para trabalhar no projeto.

Comunicação

Se as pessoas não estão do seu lado, pessoalmente, a maior parte da comunicação vai ser via texto. E texto é desprovido das nuances de linguagem não-verbal. Então se torna central usar bem os meios de comunicação, para prevenir que as expectativas mal-comunicadas estraguem tanto o trabalho quanto as relações interpessoais.

Todo mundo está dormindo, então não espere respostas imediatas.
Use emojis. Isso lembra as pessoas que parte da mensagem não é transmissível por canais puramente textuais. E assuma a boa intenção das pessoas.
Existem várias funções diferentes dentro do guarda-chuva “comunicação”. E existem canais e condições apropriadas pra cada uma (que por sua vez, tem que ser comunicados de antemão).
Comunicação formal: contratos, documentos, certificados e afins. Para isso, o e-mail uma boa opção, pois tem maior estabilidade, e já está em uso corrente (inclusive em âmbito legal) há décadas.
Comunicação informal, com permanência: a comunicação informal que diz respeito ao trabalho do grupo e que você vai querer ver depois - é importante que seja possível buscar nas mensagens. Idealmente, o que aparece aqui é documentado depois. Uma abordagem que tem sido adotada para comunicação desse tipo é via Slack. Isso permite que orientadores e demais membros do laboratório consigam acessar assincronamente o trabalho de cada projeto. Também permite que haja comunicação entre os grupos ou com outras pessoas que façam parte do laboratório, facilitando colaborações internas.
Comunicação não-relacionada ao projeto ou comunicação imediata: pra isso recomendamos o Telegram e, relutantemente, o WhatsApp - ambos autores desse manual acreditam que o Telegram é o app superior aqui. :) Caso algo apareça no Telegram/WhatsApp que seja de interesse coletivo, vale repassar a mensagem do Slack, ou até via e-mail.
Como dito acima, é importante que questões importantes de trabalho não sejam discutidas por Telegram/WhatsApp. Por outro lado, memes, críticas ao chefe e/ou fofocas gerais se encaixam aqui.
Comunicação complexa: quando houverem muitas discordâncias, quando decisões complexas precisam ser tomadas, quando existe algum mal entendido a se resolver, quando os canais de texto não forem suficientes … Nesses casos, use reuniões por vídeo (com ressalvas, veja abaixo).

Reuniões

Uma piada recorrente do mundo corporativo é “sobrevivi a mais uma reunião que devia ter sido um email”. Por extensão, um monte de gente deve “sobreviver a emails que deviam ter sido uma mensagem” e “sobreviver a uma enquete quando alguma pessoa devia ter decidido sozinha”. Existem argumentos contra reuniões mesmo em ambientes co-localizados de trabalho.

Use reuniões por vídeo como último recurso.
Não marque reuniões desnecessariamente (e tudo bem desmarcar reuniões que não são mais necessárias).
Por exemplo, se alguém tem que fazer uma apresentação pra demonstrar como usar uma ferramenta, não é necessário que todo mundo esteja online ao mesmo tempo vendo a apresentação. A pessoa pode gravar o vídeo antes, quem precisar assiste no seu tempo. A reunião pode ser encurtada e ter apenas as perguntas/discussão sobre a apresentação. Brainstorming não precisa de todo mundo junto, pode ser por um documento compartilhado (veja a seção de ferramentas no final). Updates regulares do projeto podem ser dados por escrito (dá até pra gerar lembretes).
Vale lembrar também que reuniões por vídeo são ruins por outras razões (por exemplo, não são buscáveis - é difícil saber o que alguém falou sem reassistir o vídeo). Isso nos leva ao próximo tópico.

Como fazer reuniões

Para que elas sejam tão efetivas quanto é possível, uma vez que você marque uma reunião, é sua responsabilidade fazer com que ela funcione. Aqui juntamos pontos cruciais:

Tenha sempre uma pauta para a reunião. Um documento compartilhado (Google Docs ou pad) com os tópicos a serem discutidos. Pré-alocar um tempo para cada tópico também faz milagres na eficiência da reunião.
Faça uma ata do que foi discutido e tome notas dos pontos importantes e tarefas definidas na reunião.
Faça a ata durante a reunião. Se deixar pra depois você vai ter que vencer a preguiça (isso assumindo que você lembre tudo o que foi discutido).
Reuniões tem que ter horário de início e fim, e eles devem ser seguidos pontualmente. Isso respeita o tempo das outras pessoas e permite que todo mundo se planeje em torno das reuniões.
Recomendamos que as reuniões sejam planejadas com uma sobra na duração (e.g. reuniões de 1 hora acabam em :50 minutos, reuniões de 30 min acabam em 25). Isso dá tempo para as pessoas entre reuniões. Esse tempo pode também ser usado como um momento social (veja o tópico Social estruturado).
Grave reuniões importantes. Mas isso não é substituto pra ata - ler ou buscar uma informação num documento é muito mais eficiente do que reassistir 1 hora de reunião (ninguém reassiste, não vamos nos enganar). E qualquer coisa que precisa ser lembrada depois tem que ser enviada por chat (e.g. links importantes), pra ser fácil de copiar pra ata depois.

Organização do projeto

Para projetos conduzidos remotamente e de forma distribuída, fica mais difícil a supervisão direta. Então é necessário ter alguma estrutura na organização e na comunicação, por que é importante que as pessoas saibam suas responsabilidades no plano geral do projeto para que o trabalho flua suavemente.

Pra essa organização funcionar sem conflitos ou obstáculos, como dito acima, é importante que projetos tenham alguma página central de documentação que sirva de índice para os arquivos de trabalho e outras coisas relevantes. Normalmente isso vive na memória das pessoas envolvidas, então é preciso tornar isso explícito. Funções, tarefas e atribuições também devem estar registradas - aqui kanbans são úteis (veja a lista de softwares mais abaixo). E é importante que a atitude sobre comunicação seja de deixar tudo explícito e registrado, pra que se saiba o que foi definido sem precisar de consultar pessoas repetidas vezes (as pessoas vão estar dormindo).

Aqui chegamos ao grande problema do trabalho remoto: a falta do aspecto social do trabalho. Bom, na verdade, o que falta é o aspecto “serendipituoso” do social. Num esquema totalmente remoto, não existe o local de almoço compartilhado ou o encontro não-planejado pelo corredor para manter as relações interpessoais. Também não existem experiências que organicamente quebram o gelo entre pessoas que não se conhecem. Pra que o trabalho remoto funcione, a solução é promover intencionalmente o aspecto social (o que pode parecer pouco natural num primeiro momento - e até que é).

O básico é manter um canal informal de comunicação (por exemplo, um grupo de Telegram ou WhatsApp) ou juntar as pessoas num encontro online. Mas o principal é uma mudança de atitude para entender todos os momentos síncronos como sociais, como oportunidade para conhecer os outros, já que no trabalho em si a interação é só com um avatar na tela que te manda mensagens (quando não está dormindo). Isso é mais importante quanto maior a proporção do trabalho que é feito assincronamente. Por exemplo, uma ideia é reservar minutos no início ou no fim das reuniões e palestras para “small talk” (o momento mencionado na seção sobre reuniões). Outra coisa é apreciar as interrupções familiares ou de pets ou dos correios como oportunidades de conhecer um pouco mais da pessoa.

Num ambiente de trabalho remoto regular, de longo prazo, esses momentos sociais intencionais podem tomar uma variedade de formas. Segue abaixo uma lista de sugestões de atividades (a maior parte sugestões da GitLab e da Zapier). Considere que elas podem ser úteis para a sua vida social para além de colegas de trabalho.

Refeições: você costumava almoçar com o pessoal do laboratório? Dá pra marcar de almoçar por vídeo-conferência. Nem todo mundo gosta de comer em frente à câmera, mas muita gente já tá acostumada a comer em frente ao computador.
Chamadas de coworking: combine um horário com outra pessoa para trabalhar juntos numa tarefa difícil, talvez compartilhando a tela. Ou trabalhar ao mesmo tempo, mas cada pesssoa na sua própria tarefa (talvez uma tarefa que não exija tanta concentração), enquanto uma chamada de áudio fica no fundo. A ideia é reproduzir a sensação do espaço compartilhado de um escritório ou de uma bancada.
Corredor virtual: antes/depois de uma palestra ou conferência, as pessoas são distribuídas em pequenos grupos pra discutirem tópicos não relacionados a trabalho, como se fosse um encontro no corredor.
Filmes: deixe uma chamada de áudio rolando no fundo e deem Play no Netflix ao mesmo tempo (existem plug-ins que ajudam). Depois comenta-se o filme. Quase igual cinema. Se quiser deixar mais acadêmico, pode ser uma palestra no YouTube.
Rodada de apresentações livres: cada pessoa prepara uma palestra de 5 minutos (a serem estritamente respeitados). O tópico é livre. Alternativamente, pode ser um tutorial de algum talento inútil (ou útil, tanto faz). Ou talvez um show de talentos.
Powerpoint ao vivo: cada pessoa monta de antemão uma apresentação de 10 slides, que pareça científica, tenha início, meio e fim, mas que tenha slides aleatórios e imprevisíveis. Na hora do evento, as pessoas trocam de apresentação e tem que apresentar na hora, improvisando um texto que faça sentido com os slides e soe acadêmico. Quem sabe faz ao vivo. Créditos.
Jogos: vários jogos são apropriados para um happy hour do trabalho, são divertidos, com uma curva de aprendizado suave e funcionam bem à distância. Recomendações: Gartic, StopOts, jogos de tabuleiro online, qualquer jogo .io (e.g. agar.io), o bom e velho xadrez ou buraco. Uma alternativa paga é qualquer jogo da Jackbox Games, com menção especial pra Drawful. Outra é o excelente Keep Talking and Nobody Explodes. E se for um grupo mais hardcore, dá pra fazer as reuniões de trabalho em Minecraft ou Red Dead Redemption 2.
Meditação/exercício/yoga em grupo: com tantas aulas disponíveis na web, é só marcar uma hora, e com cada um no seu espaço pode fazer a atividade simultaneamente. Reserve um tempo pra bater um papo depois.
Playlist compartilhada: crie uma playlist compartilhada no Spotify ou YouTube para que todo mundo contribua com músicas que tem ouvido.
BYOF call: Bring Your Own Friend. Essa é pra estimular networking e conhecer pessoas novas. Duas pessoas conhecidas marcam um encontro online e cada uma traz uma outra pessoa convidada (que não conheça a outra) pra chamada. As duas pessoas conhecidas devem trazer um tópico de interesse geral para discutir na chamada, caso a conversa não flua com facilidade. Bônus: pode ser alguém de fora da equipe de trabalho. Idealmente isso segue numa corrente em que as duas pessoas convidadas desse encontro agora serão as organizadoras do próximo, até que se chegue no Kevin Bacon.
Encontros presenciais: vale mencionar que, sendo possível, numa situação de trabalho remoto contínuo, encontros e retiros eventuais podem (e devem) ser usados.

Uma outra preocupação é com a integração de pessoas novas à equipe. Tem um lado técnico e logístico de como conduzir o trabalho: para isso, a documentação é a solução. O outro lado é social, humano. Aqui, alguma estrutura é bem-vinda, promovendo eventos (como os sugeridos acima) para incluir a nova pessoa no time.

Lista curada de ferramentas que podem ser úteis

Segue uma lista de ferramentas aqui que conhecemos e podem ser úteis. Contudo, cuidado! Há muitas ferramentas e fácil cair em paralisia por análise ou bike-shedding. Escolha alguma para trabalhar e vá aprendendo sobre as outras com calma.

Vídeo-chamadas:

Zoom: é o que todo mundo anda usando, aparentemente. Tem um plano gratuito com algumas limitações. Parece ter superado os problemas de segurança. Funciona no navegador ou baixando o cliente próprio deles para o seu sistema.
Google Meet: tem a vantagem de ser gratuito. Não tem tantos recursos quanto a versão paga do Zoom. Também funciona no navegador.
Jitsi: similar ao Meet, mas com o apelo de ser de código aberto e ter foco em privacidade e segurança. “Free as in freedom”. Também funciona no navegador, mas há relatos informais sobre lentidão em conversas com muitas pessoas.

Comunicação estruturada:

Slack: permite a criação de canais e threads para separar assuntos. Guarda suas mensagens, permite anexos, tem integração com vários outros softwares (e.g. Dropbox, GitHub, etc). Na versão paga, tem também canais de vídeo e voz.
Discord: faz praticamente tudo que o Slack faz e também chamada de vídeo e voz, na versão gratuita. Carrega um pouco da reputação de não ser “sério” porque tem origem na comunidade gamer (embora esteja passando por um rebranding no momento).

Repositórios/Documentação:

Open Science Framework: repositório de dados e documentos para uma ciência mais aberta. Todo projeto na OSF vem com armazenamento e uma wiki. Gratuito, também tem umas conveniências para pesquisa, como fazer pré-registro de protocolos e postar preprints, além de integração com outros serviços (Google Drive, GitHub).
GitHub: o lugar universal de facto pra disponibilizar código. Se você programa ou pretende começar em breve, vale conhecer. Além disso, o GitHub tem diversas ferramentas para gerenciamento de projetos, incluindo “Kanbans” como o Trello (ver abaixo)
Wikis: o formato popularizado pela Wikipédia, é excelente pra organizar documentos interligados. GitHub e OSF oferecem wikis como parte do serviço.
Trello: um app muito usado para gerenciamento de projeto/tarefas no esquema de Kanban, com cartões virtuais sendo movidos de “To Do” para “Doing” para “Done”. A versão gratuita funciona bem para grupos pequenos.

Quadros brancos:

Miro: O Miro é uma ferramenta para “brainstorming” e organização de ideias. A interface tem ótima responsividade e funciona bem para atividades simultâneas, com múltiplos usuários. Dá para adicionar notas, textos, setas, balões e muito mais em um quadro “de borda infinita”. A versão gratuita permite poucos quadros, mas serve para fins básicos.
Mentimeter O mentimeter é um “quadro branco colaborativo” para interatividade em reuniões; ele é focado em coleta de opinies em tempo real e gera, por exemplo, resultados de pesquisas e nuvens de palavra em tempo real.

Colaboração/Compartilhamento de arquivos:

Google Drive/Docs: como todo mundo já tem uma conta do Google mesmo, se torna conveniente usar o Drive e os editores associados (Docs, Sheets, Slides) pra trabalhar colaborativamente e compartilhar documentos (e outros arquivos de trabalho).
Dropbox: serviço de armazenamento também bem usado (a versão gratuita dá menos espaço do que o Google Drive). Tem o Dropbox Paper pra trabalho colaborativo (com uns features extra em relação a um documento simples).
OneDrive + Office: a opção da Microsoft para documentos colaborativos e armazenamento.
Wikimedia Etherpad: Pads são arquivos de texto simples e colaborativos, online, em tempo real. O serviço é baseado no Etherpad, que também é libre.

Formulários:

Doodle: O Doodle é a ferramenta padrão para encontrar horário para reuniões. Cuidado na hora de usar! Normalmente, para reuniões pequenas, é mais fácil alguém escolher um horário, e todos veem se podem ou não.
Google Forms: É fácil de usar, muito conhecido e devolve resultados em diversos formatos. É a opção “feijão com arroz”, que funciona bem para a maioria dos casos.
Microsoft Forms: A opção “feijão com arroz” da Microsft.
Typeform: Faz o mesmo que o Google Forms, mas com possibilidades de estilização e “experiência” diferentes. Pode ser uma opção para sair do lugar comum, se desejar.

Conclusão

Esse guia se baseia na nossa experiência (não muito vasta) com trabalho remoto colaborativo e em diversos outros guias e ensaios sobre trabalho remoto (linkados no texto). Ele foi originalmente pensado para um evento de “mutirão” de projetos científicos virtuais, a No Budget Science Hack Week 2020, que aconteceu em agosto de 2020, onde muitas dessas ideias foram testadas. Se quiserem ver o Guia de Trabalho Remoto voltado para o evento está disponível no Open Science Framework. Em particular, aprendemos muito com o material da GitLab, Zapier, Wikipedia, Friday.app e Twist - preparar esse guia foi um grande aprendizado e mudou nossa própria opinião sobre como trabalhar remotamente (e não remotamente).

Kleber Neves e Tiago Lubiana